個人情報保護方針
株式会社東洋（以下「当社」）は、当社事業である「事務用機械器具卸売業」の事業体として、社会に寄与する企業として個人情報の適切な取扱いに規範を示すべき立場にあるとの理念の下、個人情報を適切に取り扱うことの重要性を認識し、個人情報保護方針を定め、役員及び従業員が一体となってこれを遵守し、もって個人情報の保護及び個人の権利利益の保護に万全を尽くしてまいります。
- 個人情報を取得するに当たっては、その利用目的をできる限り特定し、その目的の達成に必要な限度において個人情報を取得致します。
- 個人情報を、本人から直接、書面によって取得する場合には、弊社名、個人情報保護管理者名及び連絡先、利用目的等をお知らせした上で、必要な範囲で個人情報を取得致します。
- 個人情報の利用は、本人が同意を与えた利用目的の範囲内で行います。また、目的外利用を行わないため、必要な対策を講じる手順を確立し、実施致します。
- 保有する個人情報を適切な方法で管理し、本人の同意なしに第三者に開示・提供致しません。
- 保有する個人情報を利用目的に応じた必要な範囲内において、正確、かつ、最新の状態で管理し、個人情報の漏えい、滅失又は毀損などのおそれに対して、合理的な安全対策を講じ、予防並びに是正に努めます。
- 個人情報の処理を外部へ委託する場合は、漏えいや第三者への提供を行わない等を契約により義務づけ、委託先に対する適切な管理を実施致します。
- 保有する個人情報についての苦情・相談は、弊社の問合せ窓口に連絡頂くことにより、これに対応致します。
- 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
- 個人情報保護マネジメントシステムを定め、これを定期的に見直し、継続的に改善致します。
制定日：2012年10月1日
最終改正年月日：2020年5月11日
株式会社東洋 代表取締役 三田村 昌人
個人情報保護方針についてのお問合せ先
株式会社東洋 個人情報相談受付窓口
〒607-8145
京都府京都市山科区東野八反畑町21
TEL. 075-591-5111 FAX. 075-501-1400
個人情報の取扱いについて
【利用目的について】
当社が取得した開示対象個人情報は、次の目的の範囲内で利用いたします。なお、次の目的の範囲に含まれていない利用目的が生じたときは、直接取得の場合はご本人へ利用目的について同意を得たうえで、それ以外の手段で取得した場合には利用目的を公表したうえで、利用いたします。
| 対象情報 | 利用目的 |
| 機器・用品販売事業に関わる個人情報 | 営業活動や連絡・問合せ・契約可否判断・契約の履行・支払・請求・納品・報告物等の業務処理のため |
| 機器保守サービス事業に関わる個人情報 | 保守サービス提供や連絡・問合せ・契約可否判断・契約の履行・支払・請求・納品・報告物等の業務処理のため |
| システム開発事業に関わる個人情報 | システム開発に関する業務・契約可否判断・契約の履行・連絡・問合せ・報告物作成等の業務処理のため |
| お取引様に関する個人情報 | 営業活動・お取引様管理・サービスの提供のため |
| お取引様より委託・受託されたデータ | 委託及び受託業務遂行のため |
| 従業員・退職者に関する個人情報 | 雇用及び人事管理のため |
| 採用応募者の方の個人情報 | 選考および採否に関する連絡のため |
| お問い合わせを頂いた方の情報 | お問い合わせへの対応・サービスに関するご案内のため |
| 通信販売事業に関わる個人情報 | ・お客様への商品の発送および代金請求のため ・サービスに関するご案内のため |
| 機密文書溶解処理サービスに関わる個人情報 | 溶解処理のサービス実施のため |
【個人情報の開示等に関する請求について】
当社は、ご本人様から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、“開示等”といいます。）を求められた場合は、個人情報について社内調査を行い、遅延なくご回答させていただきます。
※ただし、ご請求内容によっては開示等に応じられない場合がございます。その場合はその理由に関してもご回答いたします。
開示等の請求を行う場合、下記手順に沿ってご請求ください。請求内容について不備・不足事項等ある場合請求を受け付けることが出来ない場合があります。なお、個人情報の開示または利用目的の通知の請求について、1回につき事務手数料として500円を切手にてご負担いただきます。
※ただし、弊社現従業員の方からの開示等の請求については無料といたします。
| 本人が請求する場合 | 下記の開示等請求窓口に対して〈来社〉〈お電話〉〈メール〉のいずれかの方法でご請求ください。その際、必要になる事項は以下の通りです。 氏名 住所 電話番号 請求内容 ご請求にご回答させていただくにあたって、なりすましによる個人情報の漏洩事件を防ぐため、ご本人様の確認をさせていただきます。 免許証やパスポート、写真付き住民基本台帳カードのご提示をお願いしたり（目視による確認のみでコピーはいたしません）、当社保有情報との照合をさせていただいたりすることがございますが、ご了承ください。 |
| 代理人が請求する場合 | 下記の開示等請求窓口に対して〈来社〉〈お電話〉〈メール〉のいずれかの方法でご請求ください。その際、必要になる事項は以下の通りです。 氏名 住所 電話番号 請求内容 別途郵送にて「代理を証明する書類」と「代理人の方の本人確認書類」（申請時点で有効な、運転免許証、パスポート、年金手帳、健康保険証、戸籍謄（抄）本、住民基本台帳カード、住民票（6ヶ月以内）、外国人登録証明書のいずれかのコピー（1通））のご送付をお願いいたします。 代理に証明する書類 任意代理人の場合： ・本人の捺印と署名のある委任状原本 本人が死亡した場合： ・被相続人の死亡事項の記載のある戸籍全部事項証明書 ・相続人であることを確認できる戸籍全部事項証明書または遺言執行者であることが確認できる遺言書もしくは遺産分割協議書等1通 成年後見人、保佐人または補助人の場合： ・本人の行為能力が制限されていることを証する書面 （戸籍謄<抄>本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その資格を証明する書類 のいずれか1通） |
※開示等に関する詳細は、開示等請求窓口へお問い合わせください。
【「苦情・相談」の受付窓口に関する事項】
| 名称 | 株式会社東洋 |
| 所在地 | 〒607-8145 京都府京都市山科区東野八反畑町21 |
| 苦情・相談窓口 | 個人情報相談受付窓口 |
| 連絡先 | 電話：075-591-5111 |
【当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情の申立先】
＜名称＞一般財団法人日本情報経済社会推進協会
＜住所＞〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
＜電話番号＞03-5860-7565
＜フリーダイヤル＞0120-700-779（※受付時間 平日9：30～12：00,13：00～16：30）
【個人情報に関する問い合わせ・開示等請求窓口】
| 名称 | 株式会社東洋 |
| 所在地 | 〒607-8145 京都府京都市山科区東野八反畑町21 |
| 個人情報保護管理者 | 山極 清隆 |
| 連絡先 | 電話：075-591-5111 |